Como ler o Relatório de Ocupação

Uma agenda cheia não significa uma agenda bem aproveitada. Sobra tempo entre um atendimento e outro, horários que ninguém procura, dias que rendem menos que os outros. O Relatório de Ocupação mostra quanto do seu tempo disponível virou atendimento — e onde estão os buracos.

O que é ocupação

Ocupação é uma divisão: minutos atendidos ÷ minutos disponíveis. E “disponível” tem um significado preciso — é a intersecção entre a jornada configurada do profissional e o horário de funcionamento da empresa, já descontando os bloqueios de agenda.

Assista ao vídeo no formato do seu dispositivo:

Computador

Celular

Passo a passo

1

Abra o relatório

No menu principal, em Relatórios, clique em Ocupação.

2

Escolha o período

No campo Período, escolha entre Hoje, Esta semana, Este mês, Últimos 6 meses ou Últimos 12 meses. Ao lado do campo, o Vellu mostra exatamente o intervalo de datas que está sendo considerado.

Períodos curtos mostram menos

Em “Hoje”, no começo da manhã, ainda não houve tempo disponível suficiente para calcular uma taxa — é normal o relatório aparecer vazio. Para enxergar padrão de comportamento, prefira “Esta semana” ou períodos maiores.

3

Leia os quatro indicadores do topo

Taxa de ocupação é o resumo de tudo. Horas ocupadas e Capacidade disponível são o numerador e o denominador dessa conta. Horário pico aponta o dia da semana e a hora mais cheios do período.

Passe o mouse sobre Capacidade disponível para ver a conta aberta: quanto era a capacidade bruta antes dos bloqueios, quanto os bloqueios removeram, quanto ficou ocioso e quanto foi atendido fora da capacidade.

4

Encontre os padrões no heatmap

O heatmap cruza dia da semana com hora. As cores seguem faixas fixas:

• 🟩 Alta ocupação — acima de 70%
• 🟨 Média ocupação — entre 40% e 70%
• 🟥 Baixa ocupação — abaixo de 40%
• ⬜ Fora de operação — não havia atendimento previsto naquele horário

Um quadro acima de 100% não é erro: é atendimento fora da capacidade, encaixado fora da jornada ou por cima de um bloqueio.

5

Clique num quadro para ver o detalhe

Cada quadro do heatmap abre o drill-down do horário: a lista dos agendamentos daquele dia da semana e daquela hora, com cliente, serviço, profissional, status e duração. É onde a pergunta “por que essa terça às 9h está tão cheia?” vira resposta.

6

Compare por profissional

Mais abaixo, a mesma conta aparece por profissional: horas ocupadas, capacidade e horas ociosas. É a visão que mostra quem está no limite e quem ainda tem espaço na agenda.

O que os números querem dizer

Três leituras que costumam gerar dúvida:

“Sem disponibilidade” não é 0%. Quando um profissional aparece assim, não é baixo desempenho: é que não havia agenda configurada no período — profissional inativo, sem jornada cadastrada ou com a agenda desativada. O Vellu mostra o motivo ao lado do nome de propósito, para não confundir problema de cadastro com problema de produtividade.

Bloqueio não conta como ociosidade. Um bloqueio de agenda — almoço, férias, manutenção — sai da capacidade disponível. Ele não derruba a sua taxa de ocupação; ele reduz o total contra o qual você está sendo medido.

Agendamento cancelado não ocupa. Contam como tempo ocupado os agendamentos marcados, confirmados, em atendimento, concluídos e as faltas. Cancelados ficam de fora dos dois lados da conta — e um bloqueio cancelado devolve aquele horário para a capacidade.

Capacidade de dias passados

A capacidade é sempre reconstruída com a jornada configurada hoje. Se você mudou o horário de atendimento de alguém recentemente, os dias anteriores à mudança podem não refletir o horário que valia na época. O próprio relatório avisa isso quando o período inclui dias passados.

Artigos relacionados

• Como bloquear um horário na agenda — o que sai da capacidade
• Relatórios — visão geral da categoria